Travail : La méthode Pomodoro pour gérer son temps et réduire le stress

Salut tout le monde ! Et si on parlait un peu lifestyle, tomate et travail ? « Mais qu’est-ce qu’elle raconte celle-là? » Aujourd’hui, je vais vous expliquer comment j’adopte la Slow Life au travail. La Slow Life, c’est un style de vie qui consiste à prendre du temps pour soi dans un monde qui tourne très vite : Apprendre à se déconnecter un peu, apprendre à apprécier chaque moment de la vie, écouter son corps, c’est ralentir la cadence d’un quotidien mouvementé. Je vous conseille cet article qui explique bien ce qu’est la slow life et comment l’auteur du post l’introduit dans sa vie. Pour ma part, j’adopte la slow life dans le temps que je prends pour faire mes activités, profitez de mon entourage, dans la slow cosmétique (donc prendre le temps de se chouchouter, de créer sa cosmétique maison …) . Mais revenons à nos moutons!  Travailler dans un domaine où les tâches à effectuer sont longues et sans fin, je connais. Dans un domaine où la gestion des délais est primordiale et demande une grande rigueur, ça peut être vraiment très stressant. J’ai toujours été de nature à me perdre complètement dans mes tâches, à paniquer parfois pour un rien, me sentir constamment dans l’urgence ou avoir l’impression de ne pas m’occuper de la tâche number one qui est d’une priorité absolue. Et surtout, je suis une éternelle stressée de la vie. Au fur et à mesure de mes expériences (surtout que je suis une ptite jeune), je me suis rendue compte que malgré ma motivation, ma rigueur et l’envie de faire les choses bien : j’avais un gros problème de gestion de temps au travail. En fait, dès que je me sens submergée je panique et j’essaye d’accomplir plusieurs tâches en même temps, ce qui n’est pas forcément la meilleure solution. On est dans une époque où la productivité est essentielle et très importante, on subi le stress de la hiérarchie, on ne voit pas le temps passer (si vous connaissez la faille temporelle 15h-17h, vous savez de quoi je parle)… Bref, un vrai mélange de conditions qui nuisent à la productivité et à la concentration.

Heureusement, tout n’est pas perdu et vous pouvez vous aussi vous en sortir grâce à la méthode que j’applique en ce moment : la méthode POMODORO ! Ce mot signifie « tomate » en italien et  fait référence au minuteur en forme de tomate. Cette méthode est une technique de gestion de temps qui va améliorer la productivité en prenant son temps et y voir plus clair dans son travail. Oui, c’est possible ! Alors je vous invite à découvrir cette technique pas à pas.

Comment ça marche ? 

Le but étant très simple, il s’agit donc de découper son temps de travail en sessions de 25 minutes. En clair, vous allez commencer par avoir le meilleur visuel possible sur vos tâches et de les classer par ordre d’urgence et de priorité. Classons ces tâches comme dans un tableau de 4 Catégories : Urgent, Important, Non Urgent, Non important. Même si toutes vos tâches ont l’air importantes, prenez le temps de les classifier, ce sera l’étape 1 de notre gestion de temps.

Par exemple, dans mes tâches, j’ai de la facturation clients, des correspondances à gérer, des documents à traiter, des courriers à faire et à envoyer, du classement dans le poste informatique ou dans les placards.  Je vous ai fait un tableau (que je n’ai pas inventé) avec des thématiques pour vous illustrer tout ça et vous aider à classifier vos tâches.

Ensuite, une fois que j’ai fais ce premier classement, ça va me donner une première « trame » de ma To Do List. Mon conseil : faites une To Do List par jour, vous y mettez donc les tâches du jour à effectuer. Vous allez ensuite faire un ordre d’importance dans cette liste : On va commencer par les tâches urgentes et importantes, puis Non urgentes mais importantes, puis non urgentes et non importantes. Votre To Do List est maintenant prête pour la méthode POMODORO.

Pour les 25 minutes dont je vous ai parlé précédemment, vous allez les utiliser pour chaque tâche, je m’explique : Vous allez consacrer 25 minutes à chaque tâche. Ces 25 minutes sont le temps qu’il faut au cerveau pour se concentrer sur un seul et même sujet, c’est scientifiquement prouvé ! Pendant les 25 minutes (que l’on va appeller sessions), vous n’exercerez que la tâche que vous devez faire. Cela signifie que vous ne devez pas faire autre chose ou vous laisser distraire. Si on vous demande quelque chose : notez le quelque part pour le classer plus tard dans votre To Do List. Comme je le disais, n’essayez pas de tout faire en même temps, vous allez vous perdre. Vous pouvez tout simplement dire à votre interlocuteur « c’est noté, je le fais après mon urgence. »

Vous devez donc régler un minuteur sur votre téléphone (dont vous allez couper les données pour éviter d’être dérangé(e) par des notifications, les appels restent fonctionnels si vous craignez une urgence familiale, moi je le mets en mode avion pour tout couper). Si vous n’avez pas le droit au portable, vous avez une minuterie sur ordinateur ou sur internet : https://tomato-timer.com/ et activez les notifications pour avoir une petite fenêtre quand le temps sera écoulé.

Une fois que la session est terminée, accordez-vous 5 min de pause, où vous pourrez aller aux toilettes, boire un café, passer un coup de téléphone, écouter de la musique. Vous avez le choix entre prendre du temps pour vous ou effectuer une tâche express qui ne durera pas plus de 5 minutes et qui ne vous stresse pas. Ensuite, reprenez les sessions, tâche par tâche en écoulant votre liste. Lorsque vous atteindrez 4 tomates (4 sessions de 25 min), accordez vous une pause de 15 à 30 minutes. Alors bon, ne glandez pas pendant 30 minutes, vous pouvez faire une tâche non importante et non urgente comme classer quelques mails, quelques dossiers un peu rapidos, rajouter des tâches sur votre liste, rédiger un courrier etc … Vous êtes libre de « nourrir » ce temps comme bon vous semble en restant assez productive mais sans stress.

Vous pouvez faire ces sessions en demi-journée ou en journée complète si vous n’avez pas de réunion prévue par exemple.

A la fin de votre to do list, faites ne synthèse rapide de ce qui a été fait et vous verrez que vous avez normalement été plus productif(ve) et moins débordée que d’habitude. Et vous vous sentirez moins stressé(e). Le principal est d’écouler les urgences du jour et faire des tâches importantes, si vous n’avez pas terminé, vous reportez vos tâches sur votre to do list du lendemain et ainsi de suite.

Plus d’explications dans cet article mais je pense avoir bien expliqué le concept. Bon, forcément on ne peut pas tout baser sur cette technique et ce n’est pas facile à adapter du jour au lendemain, surtout si vous être dans une cadence de travail très rapide, mais néanmoins vous pouvez alléger votre temps de travail en le rendant plus productif du mieux que vous pouvez.

Personnellement, cette technique est idéale pour m’aider à gérer mon temps et la multitude de tâches qui me sont attribuée, je me sens plus productive et moins lessivée, ce qui me permet de faire des activités une fois rentrée chez moi ou être d’attaque pour aller voir des amis sans penser à mes délais du lendemain ou ressentir la frustration d’une To do List trop chargée et inachevée.

Et un petit conseil pour la route : Si vous ne comprenez pas une consigne, demandez, car ça prend parfois beaucoup plus de temps de ruminer et réfléchir sur une consigne mal comprise que de l’effectuer. Alors n’ayez pas peur et demandez ! (en plus on évite les éventuelles bêtises!)

Alors, prêt à adopter la technique ?

Bisous !

2 commentaires

    1. Super si j’ai pu t’aider ! J’espère que tu trouveras cette méthode adaptée à ton organisation et qu’elle t’apportera tous les bénéfices nécessaires ! Merci pour ton encouragement, à très bientôt ❤️

      Aimé par 1 personne

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